モノの受け渡しを、見える化・効率化。

TODOKER STORY 01

総務部・メール室の荷物管理状況は万全ですか?

荷物の可視化で変わる働き方

総勢500名の従業員が働くメーカー系企業では、下請け企業から届く資材やサンプルといった箱型の荷物から、取引先から届く請求書や契約書など、雑多な荷物が総務部に届く。
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導入前の課題

荷物の仕分けや受け渡しの手間が総務部の業務を圧迫。

従業員数が500人を超えてくると日々の郵便物もそれ相応の数になる。

この会社では、日々届く荷物を総務部が一括管理していました。
「荷物が届く度に、受取人に連絡するのは手間がかかるので、とりあえず部署ごとに仕分けして、あとは毎日、取りに来てもらっています。」
そう担当者が話すように、仕分けが終わった荷物は、指定された保管スペースに置かれ、各部署の担当者が任意の時間にやってきてピックアップする方式を採用していました。

その結果、なかなか受け取りに来てくれなかったり、無くなった荷物は「総務部が紛失したんじゃないの?」と疑われたり、「こういった荷物は届いていませんか?」と問い合わせが来たり、場合によっては「荷物が来たら連絡をください。」と依頼されるように、荷物にまつわる問題が山積している状況でした。

社内における
荷物管理の難しさ

社内の郵便物や荷物が多くなればなるほど、紛失のリスクは高まりますし、受け渡しのステータス管理も複雑になります。ましてや、社内の荷物の受け渡しに関しては、ほとんどの会社では紙面へのサインやそもそも記録をしていません。その結果、記録がないため、日々の荷物が増えているのか減っているのか把握することもできません。

導入の効果

オフィスでトドケールを導入することで、荷物に関わる業務が軽減されます。

まず、これまで行われることのなかった受取人への荷物連絡を簡単に行っていただけます。アプリで荷物や郵便物を写真で撮影し、登録するだけで、受取人に自動でメッセージが届きます。この一連の流れは、オペレーションに慣れてくると、最短5秒で荷物の登録を行っていただけます。

クラウドのダッシュボードで荷物を管理できるので、それぞれの荷物の受取り状況もステータス管理できます。
オフィスに届く荷物の一元管理が可能で、登録した荷物の登録日や受取状態を確認することができ、全荷物の履歴が残るので”オフィスの荷物の見える化“に貢献します。
その結果、荷物の受け渡しもスムーズに行え、紛失のリスクも軽減されます。

また、荷物を登録していくだけで、オペレーションを改善するためのデータが自動で蓄積するので、
データはビジュアライズ化され、デジタル化のターゲット選定にも役に立ちます。

荷物に関わる業務の”見える化”が残業代の抑制、生産性の向上に貢献。

荷物の仕分けが大変で、どれくらい荷物が来ているのかわからない。
総務の残業時間は減らないけど、業務は増えているの?減っているの?
このような悩みを抱える企業様にトドケールは最適な解決策をご提示いたします。
オフィス業務を見える化し、荷物に関わる業務の効率化を目指してみませんか?

 
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