モノの受け渡しを、見える化・効率化。

TODOKER STORY 03

フリーアドレス制を導入する柔軟な働き方を推進する企業

荷物の"見える化"で働き方改革を促進

従業員のワークライフバランスを考慮して、フリーアドレスやフレックス制など柔軟な働き方を推奨する、働き方改革に力を入れている企業。人事的な制度はどんどん変わっていくのに、荷物や郵便物は相変わらずオフィスに届き続ける。
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導入前の課題

メールボックスは本当に使われているのか?

現状を把握することで、見えてくる問題点。

従業員の働き方改革の一環としてフリーアドレス制を導入し、場合によっては、オフィスに従業員が来なくてもいい環境を整えたとしても、荷物や郵便物はオフィスにやってきます。

総務部が荷物の仕分けを行い、とりあえずメールボックスに入れてはいるが、よくよく考えたら、このメールボックスはどれくらい使われているのか分からない。

どれくらいの従業員がメールボックスをチェックしているのか? どれくらいの時間を使って荷物の確認をしているのか? ちゃんと荷物は受け取っているのか? そもそもメールボックスを使っていないんじゃないか?

メールボックス一つとってみても、多くの疑問が出てきます。では、もう少し掘り下げて問題点をみていきましょう。

 

■メールボックスの利用状況が分からない
メールボックスを設置して、郵便物や書類の受け渡しをしているけど、本当に使われているのかわからない。

 

■オペレーションの効果測定ができていない
フリーアドレスやフレックス制など人事の制度は変わっていくのに、オペレーションは本当に効率的になっているのか判断できない。

 

■荷物で発生する無駄な時間すら把握できない
従業員は定期的にメールボックスをチェックするけど、何も入っていないことが結構あるとしたら、それだけで無駄に使われている時間は結構あるのかもしれない。

導入の効果

新しい働き方に合わせた社内物流(郵便物取り扱い)を実現。

トドケールは、オフィスに届く荷物の一元管理が可能で、登録した荷物の登録日や受取状態を確認することができるので、どの部署にどれくらいの荷物があるのか可視化できます。

荷物を登録していくだけで、オペレーションを改善するためのデータが自動で蓄積するので、メールボックスの必要性を数値的に判断することができます。

また、メールボックスが必要ない場合は、メールの自動通知でメールボックスのスペースを節約することができますし、従業員は無い荷物を探すために、メールボックスまで足を運ぶ時間を節約できます。

働き方改革の一助として

EX(Employee Experience:従業員体験)の向上は総務の重要な仕事です。
アナログ管理が続いてきた社内物流の見直しが、全従業員のみならず、総務部の業務の効率化に貢献します。
荷物業務の”見える化”で、貴社の働き方改革推進のお役に立てれば幸いです。

 
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